Критерии оценки личного помо щника

За свой многолетний опыт работы персональным ассистентом я определила несколько важных правил, соблюдением которых отличаются настоящие профессионалы и которые, надеюсь, окажутся полезными для тех, кто только начинает свой профессиональный путь в должности персонального ассистента. Уточняйте на собеседовании, какие поручения вам придется выполнять. Для ассистента количество личных и деловых поручений является важным критерием в том, принимать или не принимать предложение о работе и как в дальнейшем видеть себя в профессии.

Эффективный личный помощник - кто он? Одни эксперты относятся к этой категории сотрудников серьезно, уделяя их работе должное внимание и уважение, другая же категория наоборот оценивает персональных ассистентов как желающих легко заработать деньги. В свою очередь адекватные руководители все же относятся к личным помощникам, как к настоящей опоре и поддержке, как к своей правой руке в прямом смысле этого слова. Для того, чтобы оправдывать ожидания руководителя, необходимо обладать немалым количеством профессиональных качеств, отвечающих требованиям компании и, в первую очередь, первого лица.

Оценка деятельности руководителей: критерии и методы

Эффективный личный помощник - кто он? Одни эксперты относятся к этой категории сотрудников серьезно, уделяя их работе должное внимание и уважение, другая же категория наоборот оценивает персональных ассистентов как желающих легко заработать деньги.

В свою очередь адекватные руководители все же относятся к личным помощникам, как к настоящей опоре и поддержке, как к своей правой руке в прямом смысле этого слова.

Для того, чтобы оправдывать ожидания руководителя, необходимо обладать немалым количеством профессиональных качеств, отвечающих требованиям компании и, в первую очередь, первого лица. Помощник руководителя по роду своей деятельности должен много общаться с разными людьми: руководителями, клиентами, сотрудниками, деловыми партнерами.

В виду данной коммуникации он сталкивается с тем, что люди по-разному воспринимают информацию, принимают решения, мотивируются, реагируют на те или иные обстоятельства. И это связано с их личными особенностями и предпочтениями. Как определять эти особенности и как учитывать их в деловом и повседневном общении?

Как оценить собственные качества характера? Что такое совместимость людей в коллективе и как ее достигнуть? Как вести переговоры и деловую переписку с учетом личных качеств вашего партнера? Эти и многие другие вопросы моментально встают на первый план перед помощником руководителя.

Но, к сожалению, сохранить баланс между работой и личной жизнью мало кому удается. В итоге зачастую происходит переоценка ценностей: а надо ли мне все это и стоит ли моя полная отдача того, чтобы лишать себя обыкновенных человеческих радостей? Руководители, подбирающие себе помощника, конечно же, в первую очередь ищут грамотного и профессионального сотрудника, по возможности преданного.

Но вместе с тем для этой профессии важна презентабельная внешность, поэтому наличие в резюме фото — частое требование для соискателей данной вакансии.

И все же сомнительно, что руководителя может устроить человек неэнергичный и не заинтересованный в работе с перспективой роста и не рассчитывающий на долговременное сотрудничество. Бизнесмены ратуют за бизнес, и приоритеты расставляют, как и полагается: на первом месте — успешная работа и конкретные результаты. Поэтому претендентам на вакансию личного помощника после предварительного отбора по фото и резюме приходится также проходить собеседование, включающее обсуждение резюме, профессиональных навыков, условий работы и уровня зарплаты, затем заполнение общепринятой анкеты кандидата, прохождение психологических тестов и т.

Часто на помощников возлагается множество обязанностей, абсолютно не связанных с должностной инструкцией. Излишняя погруженность в дела руководителя создает у помощника иллюзию особого доверия, а у руководителя формирует комплекс личной заинтересованности в помощнике как в крайне необходимом человеке.

Руководитель действительно может попасть в зависимость от своего помощника и даже пострадать от этого. Нередко именно от помощника зависит морально-психологический климат всего коллектива. В первую очередь это касается референта, тесно связанного с руководителем не только деловыми, но и неформальными отношениями. Известны случаи, когда все контакты с руководителем замыкались на его помощнике, и тогда, не имея хороших отношений с помощником, невозможно ничего добиться — ни встречи с руководителем, ни его положительных или быстрых решений, крайне необходимых в бизнесе.

Руководитель оказывается заложником настроений помощника, и это решающим образом отражается на всех работниках. В такой обстановке нарушается психологическое равновесие коллектива. Сотрудники из-за боязни попасть под горячую руку помощника, а затем и руководителя пытаются скрыть настоящее положение дел в компании, вынуждены искажать факты, что негативно сказывается на результатах работы компании в целом.

Но и у этой ситуации есть обратная сторона медали — иногда сотрудники стараются всеми возможными способами воздействовать личного помощника с целью разузнать настроение босса, его намерения и так далее.

Как итог — работа личного помощника завязана на постоянном стрессе. От того, какими деловыми и личностными качествами обладает личный помощник, зависит не только эффективность работы руководителя, но и микроклимат в самой организации. Большинство руководителей нуждаются сегодня не только в услугах секретаря, который отвечает на звонки и занимается делопроизводством, но в личном помощнике, способном за всем следить и все запомнить, вовремя подготовить нужную информацию, организовать деловые встречи.

Требования, предъявляемые к личному помощнику руководителя, существенно отличаются от тех, которым должен отвечать секретарь. К деловым качествам, которые руководители хотят видеть в своем помощнике, прежде всего относятся профессиональные навыки секретарской работы умение работать с офисными программами и техникой, владеть навыками делопроизводства и т.

Вообще предназначение позиции личного помощника заключено в самом названии: помогать своему боссу. На вопрос, как именно помогать, с одной стороны, нет однозначного ответа. Ведь главным критерием выбора помощника в конечном итоге является личность руководителя, его стиль управления и рабочие предпочтения. На этой основе составляются конкретные должностные инструкции и требования к кандидату.

С другой стороны, существует правило на все времена: главное в должностной инструкции помощника — помогать руководителю, выполнять ЕГО должностную инструкцию. Деятельность руководителя многогранна и сложна. Она включает стратегическое планирование, формирование корпоративной культуры, управление персоналом, ведение переговоров, функции организации и контроля и многое другое.

Помощник должен обеспечивать административную поддержку всех направлений и бизнес-процессов, в которых участвует руководитель, а значит, быть многофункциональным и многопрофильным сотрудником. Руководитель и его помощник — это тоже мини-организация, стержень которой - коммуникация. Эффективное взаимодействие не означает безоговорочного согласия. Оно означает взаимопонимание. Эффективное взаимодействие не означает, что помощник должен только слушать руководителя и кивать в ответ.

Подобная пассивная позиция, с одной стороны, конечно, безопасна, однако почти полностью исключает возможности для профессионального развития. И, как показывает современный опыт, далеко не всех руководителей удовлетворит простое подчинение. Напротив, все чаще боссы ожидают от своих ассистентов активного отношения к работе, умения вносить и аргументировать предложения, высказывать свою точку зрения.

Такой стиль работы требует от помощника определенной уверенности в себе, иначе как побудить руководителя слушать вас и серьезно воспринимать ваше мнение?

Еще одним особым качеством просто обязан обладать личный помощник — это адекватная реакция на сообщение руководителя, что является важным элементом процесса восприятия. Признать обоснованность критики.

Сказать, что вы намерены делать для исправления ситуации. Заверить руководителя, что в дальнейшем не допустите повторения подобной ситуации. В то же время в этой команде роли четко разделены: руководитель — ведущий, а помощник — ведомый.

Это значит, что помощник подстраивается под руководителя, а не наоборот. Способы воздействия на руководителя действительно существуют, однако они требуют подготовки, специальных навыков и, кроме того, связаны с определенным риском. Лично мне могу сказать повезло с личным помощником. Но лучше, чем она сама, никто не сможет рассказать про нашу работу. Времени у нее не хватало ни на что, тем более на походы за покупками. У нас с ней была общая задача — подобрать одежду и обувь.

Те у меня была задача не просто подобрать одежду, мне необходимо было ее купить. Купить — дело не сложное, сложнее было договориться с продавцами на обмен товара, если он не подойдет. В итоге все выбрала, подобрала и обувь, и одежду, и даже нижнее белье. Показав все руководителю, мало того, что все подошло, главный курьез состоял в том, что один из наборов нижнего белья, купленный мною, был куплен ей за неделю до этого: цвет в цвет, размер в размер. И как в продолжение этой истории: необходимо было подшить рукава на купленном костюме.

Записала нас с ней в ателье, но в назначенное время она не смогла приехать, и мне надо было подшить ей костюм самостоятельно, потому что времени на завтра не было. Пришлось прикинуть на себя, представив себя на ее месте. Итог — рукава были подшиты идеально. За 3 часа до мероприятия в период самых жутких московских пробок, когда до места проведения необходимо было ехать 2-2,5 часа, не звонит Нина и сообщает, что второй костюм необходимо подшить под ее сестру-близнеца.

Когда я пришла в ателье с просьбой мне это сделать здесь и сейчас, мастер посмотрел на меня и сообщил, что ранее, чем через сутки костюм готов не будет. Пришлось приложить все свои коммуникативные навыки, чтобы уговорить его.

Итог: через 20 минут и второй костюм был готов. Что касается профессиональных качеств, которыми должен обладать личный помощник — это в первую очередь уметь и мочь чувствовать другого человека, быть с ним абсолютно совместимым.

Также помощник должен быть гибким и стрессоустойчивым, потому что он должен быть готов к тому, что все негативные эмоции и плохое настроение руководителя будут в первую очередь направлены на него, но в тоже время и все дорогое будет также относиться в первую очередь к ассистенту.

Автор: Нина Карелина.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Критерии рассмотрения и оценки заявок в рамках 223-ФЗ

Для ассистента количество личных и деловых поручений является важным критерием в том, принимать или не принимать предложение о работе и как. добрать и предоставить необходимые для оценки тех или иных Описанные выше специфика и критерии следует относить Должность, частично совмещающая функции секретаря приемной и личного.

Источник: Секретарское дело Как получить 5 за кейс Мы опять возвращаемся к теме кейсов для подбора подходящей кандидатуры на вакансию секретаря. В данном материале на типовые кейсы отвечают: Севара, помощник руководителя из Белгорода, и Рита, администратор медицинского косметологического центра из Калининграда. Оценку ответов на кейсы дает социальный психолог Арина Савинская. О самом методе кейса было уже достаточно много сказано в предыдущих статьях. Однако секретарям и помощникам руководителей будет интересно узнать, как оценивают HR-менеджеры ответы на кейсы. Стоит сразу оговорить, что при собеседовании дается максимум три кейса, мы же разбираем шесть наиболее популярных среди кадровых служб. Оценка кейсов Стоит немного сказать о самой стратегии обработки полученных результатов. Он дает возможность прогнозировать поведение соискателя в нестандартных ситуациях. Конечно, сами эти ситуации могут быть общими для различных компаний, а вот реакция секретаря на них для каждой компании нужна особенная, соответствующая целям и задачам их деятельности, а также корпоративной культуре предприятия. Станет ли секретарь действовать креативно, проявит ли гибкость мышления, будет ли способен сам принимать решения и брать на себя ответственность — помогут определить кейсы. Однако это же и осложняет обработку полученных результатов, и здесь существует опасность субъективной оценки решений кейса. Но полностью избежать субъективного подхода не получится, HR-менеджер и руководитель компании, естественно, будут полагаться на интуицию. Вам совершенно не стоит этого опасаться, потому что в ваших интересах совпадение мнений — вашего и работодателя — о компетенциях секретаря, его правах и обязанностях, степени свободы и прочего. Если в результате выполнения кейсов вы вместе найдете положительное решение, вам будет легче работать, ведь работодатель уже готов к вашей реакции на нестандартные ситуации, и именно она ему подходит. Избежать же излишне субъективного подхода помогают несколько моментов, которые обычно учитывает HR-менеджер для каждой конкретной должности, в каждом конкретном случае. Заранее решается, что конкретно нужно оценить определяются некие ключевые компетенции профиля вакансии , создаются критерии оценки кейсов и расставляются приоритеты что для компании важнее, и чем она может пожертвовать.

Распределение возможно по разным критериям оценки. Довольно трудоемкий метод, приводящий к значительным издержкам.

На помощника могут быть возложены как текущие обязанности по обеспечению необходимых руководителю технических условий для выполнения работы заказ билетов, организация деловых встреч, переговоров и т. В последнем случае это означает, что административный помощник может в определенной степени воздействовать на общие действия персонала и контролировать выполнение поставленной задачи.

Подбор личного ассистента

Другие создают вещи, такие как полупроводники или строят 747 самолетов — этот тип работы требует легионы людей. Личный помощник - это особый сотрудник внутри компании, основная задача которого сопровождать и делать максимально комфортной трудовую деятельность своего руководителя. Личный помощник руководителя Секретарь-референт — офисный работник с широким кругом обязанностей от приёма телефонных звонков ресепшионист до помощника руководителя личный секретарь. От современного секретаря-референта обычно требуется навык работы с персональным компьютером, знание иностранных языков, коммуникабельность, культура общения, пунктуальность и аккуратность. Личный помощник руководителя — это одна из тех должностей, которые связаны с большим количеством переработок и работы вне рабочего времени.

Должностная инструкция административного помощника

.

.

.

Настоящий помощник руководителя

.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Персональный ассистент. Личный помощник. Как грамотно построить карьеру?
Похожие публикации